Wat is de invloed van een organisatiestructuur op het resultaat van de werkzaamheden? Een gesprek met Rick van Meeteren, Adviseur Ruimtelijke Ordening bij de gemeente Bodegraven-Reeuwijk over de open organisatiestructuur zonder hiërarchie en de samenwerking met Lodewijck Groep.
Geen traditionele organisatie
De gemeente Bodegraven-Reeuwijk is ontstaan na een fusie van de voormalige gemeenten Bodegraven en Reeuwijk in 2011. De structuur van de gemeente als organisatie kenmerkt zich als een platte organisatie. Geen traditionele lijn-staf organisatie met afdelingshoofden of teamleiders, maar een organisatie zonder afdelingen, functies en hiërarchie. Een organisatie waar zelfstandigheid en flexibiliteit centraal staan en samenwerking wordt gestimuleerd. De ambtenaren werken vanuit verschillende vakgebieden met elkaar samen aan projecten die echt van toegevoegde waarde zijn voor de burgers en bedrijven binnen de gemeente. De structuur van deze zelfsturende teams kunnen we ook wel omschrijven als een ‘netwerkorganisatie’. “Doordat je voor de projecten met verschillende collega’s samenwerkt, is er veel meer ruimte om kennis te delen op de verschillende beleidsterreinen en is er ook veel meer ruimte voor het inbrengen van nieuwe ideeën en initiatieven”, vertelt Rick. “Daarnaast zijn de lijnen niet alleen intern en met het bestuur korter en informeler, maar ook onze lijnen met burgers en bedrijven in onze gemeente. We kunnen sneller schakelen, meer uitdragen waar we als gemeente mee bezig zijn en staan veel meer open voor ideeën van buitenaf. We werken nu zo’n 5 jaar op deze manier en kennen de voor- en nadelen. Fouten maken mag, die lossen we ook weer met elkaar op en we weten dan wat we een volgende keer anders moeten doen. Het echt met elkaar ‘doen’, dat is een heel belangrijk kenmerk voor onze gemeente.”
Dorps- en wijkgericht werken
Deze manier van werken vraagt ook veel van nieuwe medewerkers op het snijvlak van zelfstandigheid en samenwerking. “En dan is het fijn dat we al jaren samenwerken met Lodewijck Groep die onze organisatie goed kent en daardoor uitstekend kan bepalen of een potentiële kandidaat binnen deze context kan functioneren.”
Zelf heeft Rick achter de schermen kunnen kijken bij meerdere gemeenten, door functies bij de gemeente Waddinxveen en Montfoort. Sinds 2008 is Rick in dienst bij de gemeente Bodegraven-Reeuwijk. “De manier hoe wij als gemeente zijn ingericht is echt uniek. We zijn echt een platte organisatie en proberen zoveel mogelijk informatie van buiten op te halen om mee aan de slag te gaan. Hierin nemen we ook het college van B&W en de Gemeenteraad mee. We zijn actief in de ‘Huizen van Alles’ in de verschillende dorpen, zodat we het gesprek kunnen aangaan. Ook spreken we met de Dorps-/wijkteams. We organiseren niet alleen inspraakavonden, maar organiseren juist ook festivals of een pop-up store om de burgers en bedrijven op een ontspannen en open manier te ontmoeten. We proberen echt dorps- en wijkgericht te werken en zijn praktisch ingesteld.”
Ruimtelijke ontwikkeling binnen de gemeente Bodegraven-Reeuwijk
“Binnen de gemeente Bodegraven-Reeuwijk houden we ons volop bezig met de ontwikkeling van gebieden en wijken. Op het gebied van ruimtelijke ordening zijn het niet alleen lokale vraagstukken die spelen, maar ook landelijke opgaven zoals de energietransitie. Lokaal kijken we o.a. naar de invulling van de woningbehoefte binnen de totale gemeente. Hierbij gaan we in gesprek met de bewoners van onze gemeente, zodat we samen stapje voor stapje verder kunnen komen en we met elkaar initiatieven kunnen ontwikkelen die een bijdrage leveren en wat een positief effect heeft op de beeldkwaliteit. Door deze trajecten samen met de burgers te ontwikkelen zijn we in staat om de realisatie van sommige initiatieven te versnellen.”
De gemeente Bodegraven-Reeuwijk werkt ook nauw samen met de ondernemers binnen de gemeente. Als ‘netwerkorganisatie’ wordt veel geïnvesteerd in het onderhouden van relaties met ondernemers. Zo weet de gemeente tijdig wat er speelt en kan hierop anticiperen. “Stel dat een ondernemer zijn onderneming verder wil uitbouwen, het kantoorpand verder wil uitbreiden om groei te kunnen realiseren, dan is het prettig als wij daar als gemeente van op de hoogte zijn. Dan kunnen we gezamenlijk kijken waar de mogelijkheden liggen en ook ondernemers met elkaar in verbinding brengen. Verder speelt natuurlijk hier ook de nieuwe Omgevingswet en treffen we achter de schermen de voorbereidingen. We hebben eerder al een pilot omgevingsplan opgestart. Om het gewoon beet te pakken, het echt te ‘doen’, zodat we weten waar we tegen aan lopen en processen kunnen verbeteren.”
Specialistische ondersteuning
“Al met al zijn we als gemeente druk met diverse projecten en dan is het prettig dat je een beroep kunt doen op extra capaciteit en specifieke kennis.” Rick refereert aan het Bestemmingsplan voor het bedrijventerrein Rijnhoek dat moest worden opgesteld. Tegelijkertijd moesten diverse andere bestemmingsplannen worden geactualiseerd. Dit zorgde voor een behoorlijke werkdruk binnen de gemeente. Om het bestemmingsplan van bedrijvenpark Rijnhoek op te stellen, moest er een aantal (juridische) thema’s en knelpunten worden opgelost en juridisch-planologische keuzes worden gemaakt. “Tijdens dit hele project zijn we ondersteund door specialisten van Lodewijck Groep op tal van onderdelen: het uitvoeren van onderzoeken, het opstellen van (deel) adviezen, het onderzoeken van eventuele planschade die zou kunnen ontstaan en het opstellen van een integrale nota van uitgangspunten die door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld kon worden. Deze nota is in het verloop van het project als leidraad gebruikt voor het actualiseren van het bestemmingsplan. Het was prettig dat Lodewijck Groep ons kon voorzien van alle functionele en inhoudelijke support die wij nodig hadden. Diverse collega’s vanuit Lodewijck Groep hebben een bijdrage geleverd aan dit project. Zo hebben we ook bijeenkomsten georganiseerd voor ondernemers om de visie op het gebied met elkaar te bespreken, zaken te toetsen en input op te halen voor het bestemmingsplan en de beeldkwaliteit. Deze bijeenkomsten werden geleid door een gespreksleider vanuit Lodewijck Groep met veel ervaring op dit gebied.”
Tiny Houses
Ook voor het pilotproject ‘Tiny Houses’ en enkele andere dossiers had de gemeente Bodegraven-Reeuwijk behoefte aan tijdelijke specifieke ondersteuning. In het kader van de invulling van de woningbehoefte en onderzoek naar nieuwe woonvormen, wil de gemeente Bodegraven-Reeuwijk een proef starten met Tiny Houses. Hiervoor wordt een locatiestudie gestart. Dit project wordt momenteel gecoördineerd door een Junior Adviseur Ruimtelijke Ordening van Lodewijck Groep, waarbij inhoudelijk ook wordt gekeken naar de juridisch-planologische mogelijkheden, bijbehorende procedures, ruimtelijke indeling en alle bijkomende aspecten, zoals infrastructuur, nutsvoorzieningen etc. “Waarbij we als netwerkorganisatie uiteraard ook weer in overleg treden met diverse stakeholders .”
Wij delen graag onze ervaringen. Mocht u vragen hebben naar aanleiding van dit artikel, neem dan contact met ons op via 085 401 05 67 / info@lodewijckgroep.nl.
